Opbevaringspolitik
Jeres regler for, hvor længe personoplysninger gemmes i CRM-systemet, og hvornår de slettes. GDPR kræver, at I har dem, og systemet skal kunne hjælpe jer med at følge dem.
En opbevaringspolitik svarer på spørgsmålet: Hvor længe må vi have oplysninger om en person, der ikke længere er kunde, eller som aldrig blev det? GDPR siger, at oplysninger ikke må gemmes længere end nødvendigt til formålet, men overlader det til jer at sætte fristerne. Typiske regler er, at tabte leads slettes efter en vis periode uden kontakt, at kontaktpersoner hos ophørte kunder slettes efter bogføringsfristen, og at mails og noter følger den kontakt, de hører til.
Et eksempel: Et reklamebureau i København har samlet kontakter i ti år. En tidligere marketingchef, der aldrig blev kunde, beder om at få slettet sine oplysninger og spørger samtidig, hvorfor bureauet stadig har dem. Bureauet kan ikke svare. Med en opbevaringspolitik og et system, der håndhæver den, ville kontakten være slettet for længst, og spørgsmålet var aldrig opstået.
Når I vælger system, skal I se efter, om det kan finde kontakter uden aktivitet i en given periode, om sletning kan automatiseres eller i det mindste sættes op som en liste til gennemgang, og om sletning er reel og omfatter aktivitetslog, mails og vedhæftede filer. Spørg også, hvor længe leverandøren gemmer slettede data i backup, for det tal skal med i jeres politik.
Skriv politikken ned, før I importerer data. Det er meget lettere at sætte regler op for et tomt system end at rydde op i et fuldt.
Beslægtede begreber
- DataansvarligDen virksomhed, der bestemmer formål og midler for behandlingen af personoplysninger. Når I bruger et CRM-system, er I dataansvarlige for jeres kunders data, og leverandøren er databehandler.
- DatabehandleraftaleDen aftale, der skal være på plads mellem jer og CRM-leverandøren, før leverandøren må behandle jeres kunders personoplysninger. Den er et krav efter GDPR, ikke en formalitet I kan springe over.
- AktivitetslogEn kronologisk liste over alt, der er sket på en kunde eller en sag: opkald, mails, møder, noter og ændringer i felter. Den viser, hvem der gjorde hvad og hvornår.
- Workflow-automatiseringRegler i CRM-systemet, der udfører handlinger automatisk: Når X sker, så gør Y. Fjerner rutinearbejde og sikrer, at ting ikke glemmes, men kræver en klar proces at automatisere.