Det billigste CRM-system: sådan sammenligner I priser på samme grundlag

Hvorfor den laveste listepris ikke kan sammenlignes

Leverandørernes laveste pris er optimeret til at se lav ud. Den gælder typisk én bruger, den laveste plan, årlig forudbetaling, og uden de moduler og integrationer de fleste har brug for. Hos én leverandør indeholder den laveste plan mailintegration og automatiseringer; hos en anden gør den ikke. Hos én er der ingen kontaktgrænse; hos en anden er den lav. Sorterer I efter det tal, sammenligner I ikke systemer, men markedsføring.

Dertil kommer at prisstrukturerne er forskellige. Nogle systemer er billige i grundprisen og sælger funktioner som moduler. Andre har en højere grundpris med alt inkluderet. Nogle har læselicenser til brugere der kun skal slå op; andre kræver fuld pris for alle. Og nogle, især platforme med marketing, afregner efter kontakter oveni brugerne. Det kan kun sammenlignes ved at regne en samlet pris for et konkret scenarie.

Samme grundlag: fire ting der skal holdes fast

For at sammenligne priser meningsfuldt skal fire variabler være ens på tværs af systemerne. Prislisten på siden gør det for et standardscenarie; brug samme metode for jeres eget.

Billig pris og total pris er to forskellige tal

Når licensen er sammenlignet på samme grundlag, er I kun halvvejs. Totalprisen over tre år indeholder implementering, migrering, træning, løbende justeringer og jeres egen tid, som gennemgået i prisguiden. Og de poster fordeler sig ikke jævnt mellem systemerne.

Et system med lav licens og høj kompleksitet kan koste mere i opsætning og træning end et system med højere licens og enklere struktur. Et system uden færdig integration til jeres økonomisystem kan udløse konsulenttimer eller en månedlig integrationsplatform, der udligner licensforskellen. Og et system med dårlig brugervenlighed kan koste mest af alt, fordi det ikke bliver brugt, og så er enhver licens spildt.

Vores tommelfingerregel: brug den sammenlignelige licenspris til at finde de tre til fire kandidater der ligger i jeres prisleje, og brug derefter totalprisen og en test med egne data til at vælge mellem dem. Lad ikke en lille licensforskel afgøre valget, når implementeringsforskellen kan være større.

Systemer der typisk ligger i den billige ende

Uden at nævne tal, for de står i tabellen og ændrer sig, kan vi beskrive hvor systemerne typisk placerer sig. Zoho CRM, Freshsales og Odoo CRM ligger ofte i den lave ende på licens, og de har gratis planer. Pipedrive, monday CRM og webCRM ligger typisk i mellemlaget med enkle, gennemskuelige prisstrukturer.

HubSpot er særligt: gratis og billig i starten, men prisen stiger markant med planer og kontakter, så den kan ende i begge ender af listen afhængigt af scenariet. SuperOffice, Lime CRM og Upsales ligger typisk højere i licens men med mere inkluderet og nordisk support. Salesforce og Microsoft Dynamics 365 Sales er sjældent billigst i licens og næsten aldrig i total, fordi de implementeres med partner.

Placeringerne er kvalitative og ændrer sig når leverandørerne ændrer priser. Brug tabellen for de aktuelle tal, og vores metodeside for hvordan de er indsamlet.

Hvornår det billigste er det rigtige

Det billigste system er det rigtige valg oftere end man skulle tro. Når jeres behov er enkle, en pipeline, kontakter, aktiviteter og mail, og når I er få brugere, er forskellen på et billigt og et dyrt system i praksis lille for jer, mens prisforskellen er reel. De funktioner de dyre systemer tilbyder, bliver ikke brugt, og kompleksiteten koster tid.

Det gælder især små virksomheder, håndværkere, enkeltmandsrådgivere og foreninger, som vi beskriver i guiderne til små virksomheder, håndværkere og foreninger og non-profit. Her er det vigtigste at systemet bliver brugt, og et enkelt, billigt system bliver oftere brugt end et stort.

Det billigste er også rigtigt når I er usikre på behovet og vil lære det, før I binder jer. Et billigt system med ordentlig eksport er en lav risiko. Lærer I at I har brug for mere, flytter I med viden i hånden.

Hvornår det billigste bliver dyrt

Det billigste bliver dyrt når det ikke kan det I har brug for, og I kompenserer med manuelt arbejde eller ekstra værktøjer. En manglende integration til økonomisystemet, der løses ved at bogholderen taster kunder ind to steder, koster hurtigt mere end licensforskellen. Det samme gælder manglende automatiseringer, der løses ved at en medarbejder husker det i stedet.

Det bliver også dyrt når I vokser hurtigere end systemet. Hvis I ved at I går fra få til mange brugere, eller fra enkelt til komplekst salg inden for et par år, så er et skifte midt i væksten dyrere end at vælge lidt op fra start. Og det bliver dyrt når det billige systems betalte planer er dyre; husk at vurdere den plan I ender på, ikke den I starter på, som vi beskriver i Gratis CRM.

Endelig bliver det dyrt når support og dokumentation er svag, og I bruger timer på at finde ud af ting selv. Det er svært at måle før I står i det, og det er en grund til at tjekke referencer fra virksomheder i jeres størrelse.

Sådan bruger I prislisten på denne side

Tabellen viser en månedlig pris pr. system for et fast standardscenarie med samme antal brugere, en plan der dækker en fast funktionsliste, og årlig betaling. Den er sorteret efter den pris, så I kan se rækkefølgen for et sammenligneligt tilfælde. Afviger jeres situation, flere brugere, andre funktioner, månedlig betaling, så brug beregneren i prisguiden til jeres eget scenarie.

Læs noterne til hvert system. De beskriver hvad der er med i den valgte plan, hvilke grænser der gælder, og om der er moduler eller apps I skal regne med oveni for typiske behov. Brug derefter den fulde sammenligning til at vurdere kandidaterne på andet end pris, og test de bedste med egne data.

Sammenligningen er redaktionel; sender I en henvendelse gennem os, kan den blive formidlet til en udvalgt samarbejdspartner, der kontakter jer.

Tjekliste: er det billige valg det rigtige for jer

Svarer I ja til de fleste af disse, er det billigste system i jeres prisleje sandsynligvis det rigtige. Svarer I nej til flere, så kig et trin op.

• Vi har én pipeline og få faser, og det ændrer sig ikke de næste par år.
• Vi er få brugere og forventer ikke at blive mange flere.
• Vi kan leve med at økonomisystemet kobles manuelt eller via et regneark det første år.
• Vi har ikke brug for marketingautomation i CRM.
• Vi har ikke brug for komplekse rettigheder eller flere afdelinger med forskellige processer.
• Vi kan eksportere alle data, hvis vi senere vil skifte.
• Vi har en person der kan sætte systemet op uden konsulent.
• Vi har vurderet prisen på den betalte plan vi realistisk ender på, ikke kun startprisen.