Aktivitetslog
En kronologisk liste over alt, der er sket på en kunde eller en sag: opkald, mails, møder, noter og ændringer i felter. Den viser, hvem der gjorde hvad og hvornår.
Aktivitetsloggen er CRM-systemets hukommelse. Hver gang en sælger ringer, sender en mail, booker et møde eller retter et felt, skriver systemet det ned med tidspunkt og bruger. Loggen ligger typisk som en tidslinje på kunde- eller sagskortet, så alle i virksomheden kan se historikken uden at spørge kollegaen.
Et eksempel: En maskinhandler i Trekantområdet har tre sælgere og en servicechef. Da en kunde ringer og klager over et tilbud, kan servicechefen i aktivitetsloggen se, at sælgeren sendte tilbuddet i tirsdags, at kunden åbnede det om onsdagen, og at der blev lovet en opfølgning fredag. Uden loggen skulle hun have spurgt rundt, og kunden skulle have ventet.
Når I vælger system, skal I se efter, om loggen fyldes automatisk eller kræver manuel indtastning. Systemer med e-mail-integration og telefoni-integration logger selv, mens billigere systemer ofte forventer at sælgeren skriver det ind. I bør også tjekke, om loggen kan filtreres på type, om den kan eksporteres, og om ændringer i følsomme felter (fx ejer, status og beløb) logges separat, så I kan dokumentere hvem der ændrede hvad.
For GDPR har loggen en bagside: Den indeholder personoplysninger om jeres kontaktpersoner, og den skal derfor være omfattet af jeres opbevaringspolitik. Spørg leverandøren, om loggen slettes sammen med kontakten, eller om den lever videre i en skyggekopi.
Beslægtede begreber
- E-mail-sporingFunktioner, der logger sælgerens mails på kundekortet og ofte viser, om mailen er åbnet, og om links er klikket. Praktisk for opfølgning, men med klare GDPR-overvejelser.
- Telefoni-integrationKoblingen mellem CRM-systemet og jeres telefoni, så opkald kan foretages fra kundekortet og logges automatisk. Sparer indtastning og giver et komplet billede af kontakten.
- OpbevaringspolitikJeres regler for, hvor længe personoplysninger gemmes i CRM-systemet, og hvornår de slettes. GDPR kræver, at I har dem, og systemet skal kunne hjælpe jer med at følge dem.
- Rollebaseret adgangStyring af, hvem der må se og ændre hvad i CRM-systemet, ud fra roller som sælger, salgschef og administrator. Afgørende for både datasikkerhed og for at systemet ikke bliver rodet.