Gratis CRM: hvad gratis dækker, hvor grænserne ligger, og hvornår det bliver dyrt

Hvad gratis typisk dækker

En gratis CRM-plan indeholder normalt kernen: virksomheder og kontaktpersoner, en pipeline med salgsmuligheder, opgaver og aktiviteter, en simpel mailintegration og grundlæggende rapporter. For en lille virksomhed der i dag arbejder i et regneark, er det et stort skridt frem, og det kan dække behovet i lang tid.

Det der også ofte er med, er en mobilapp, import fra regneark, et begrænset antal automatiseringer eller maildskabeloner, og adgang til leverandørens app-markedsplads, dog ofte med færre tilladte integrationer end i de betalte planer.

Forskellen mellem leverandørerne ligger i hvad der er skåret væk. Nogle begrænser antallet af brugere, nogle antallet af kontakter, nogle funktionerne, og de fleste en kombination. Det er den kombination I skal læse, fordi den afgør hvilken grænse I rammer først.

De begrænsninger der rammer først

Efter vores erfaring er det ikke de begrænsninger der står i overskriften, der ender med at drive en virksomhed over i en betalt plan. Det er dem længere nede på listen.

Hvornår gratis er nok

Gratis er et godt valg når I er få brugere og forventer at forblive det en tid, når jeres salg er enkelt med én pipeline og få faser, når I kan leve med at integrationer til økonomisystemet håndteres manuelt eller via et regneark, og når I primært har brug for overblik og historik frem for automatik.

Det er også et godt valg som test. Et gratis system med jeres rigtige data i et par måneder fortæller mere om hvad I har brug for, end nogen demo. Hvis I efter den tid savner noget, ved I præcis hvad, og så kan I vælge betalt plan eller et andet system med den viden i hånden. Vi anbefaler netop test med egne data i Sådan sammenligner I CRM-systemer.

Mange enkeltmandsvirksomheder, små håndværksvirksomheder, rådgivere og foreninger kører tilfredsstillende på gratis planer i årevis. Guiderne til små virksomheder, håndværkere og foreninger og non-profit går mere i detaljer med hvad de typer af virksomheder har brug for.

Hvornår det bliver dyrt at skifte

Den egentlige omkostning ved gratis er ikke den første faktura, men den afhængighed der opbygges. Når I har et år af kundehistorik, noter, mails og tilpassede felter i et system, er det et projekt at flytte til et andet. Datarens, eksport, import og omlægning af vaner tager tid, og den tid er beskrevet i implementeringsguiden.

Det er præcis derfor den gratis plan findes. Når grænsen rammes, er den betalte plan det nemmeste valg, uanset om den er den bedste. Og den betalte plan hos den leverandør hvis gratis plan I valgte, er ikke nødvendigvis den der ville have vundet sammenligningen, hvis I havde lavet den fra start.

Det betyder ikke at I skal undgå gratis. Det betyder at I skal vælge det gratis system ud fra hvad den betalte plan koster og indeholder, ikke ud fra hvad den gratis plan indeholder. Spørg jer selv: hvis vi om et år skal betale for dette system med de brugere vi så har, er det så et system vi ville have valgt? Hvis svaret er nej, så vælg et andet gratis system eller begynd på en lav betalt plan hos det rigtige.

Gratis plan eller gratis prøveperiode

Forveksl ikke de to. En gratis plan er permanent inden for sine grænser. En prøveperiode giver fuld funktionalitet i en kort periode og kræver derefter betaling. Systemer som Pipedrive, SuperOffice og monday CRM tilbyder typisk prøveperioder frem for gratis planer.

Prøveperioden er god til at teste funktioner I ved I skal have, men den er for kort til at teste om organisationen tager systemet til sig. Den gratis plan er god til det sidste, men viser ikke de betalte funktioner. Brug begge, hvis I kan: prøveperiode på de systemer der ikke har gratis plan, og gratis plan i længere tid på dem der har.

Og pas på med at importere alle jeres data i en prøveperiode I ikke er sikre på. Eksportmulighederne i et udløbet prøveabonnement er ikke altid gode.

Open source som gratis alternativ

Odoo og enkelte andre systemer findes i en open source-udgave, som I selv kan installere og drive uden licens. Det er gratis i licens men ikke i drift: nogen skal hoste, opdatere, sikre og supportere systemet, og det kræver teknisk kompetence eller en partner. For virksomheder med egen it-afdeling eller en fast it-leverandør kan det være et reelt alternativ; for de fleste små virksomheder er den skybaserede udgave med licens billigere alt inklusive.

Husk at GDPR-ansvaret for sikkerhed og drift så ligger fuldt hos jer eller jeres hostingpartner, uden en CRM-leverandør som databehandler i midten. Se CRM og GDPR.

Hvad I skal tjekke før I vælger et gratis CRM

Gennemgå disse punkter for hvert gratis system I overvejer, og skriv svarene ned. De fleste kan findes på leverandørens prisside, resten ved at spørge.

• Hvor mange brugere, og hvad må en bruger på den gratis plan?
• Hvor mange kontakter og hvor meget lagerplads, og hvad sker der når grænsen rammes?
• Hvilke automatiseringer og rapporter er med, og hvilke kræver betaling?
• Kan vi integrere mail og kalender fuldt, og kan vi koble vores økonomisystem på?
• Er API-adgang med, så vi kan bruge en integrationsplatform?
• Hvilken support får vi, og på hvilket sprog?
• Kan vi eksportere alle vores data i et brugbart format, hvis vi vil væk?
• Hvad koster den betalte plan vi realistisk ender på, med det antal brugere vi forventer om et år?
• Er der en databehandleraftale på den gratis plan, og hvor ligger data?
• Hvad sker der med vores data hvis leverandøren lukker den gratis plan?

Vores anbefaling

Start gratis hvis I er små, har et enkelt salg og vil lære hvad I har brug for. Men vælg systemet ud fra dets betalte planer, test med jeres rigtige data i et par måneder, og sæt en dato hvor I evaluerer om I skal fortsætte, betale eller skifte. Så bliver gratis det det skal være: en billig start og ikke en dyr binding.

Vil I vide hvad den betalte plan ender med at koste, så læs prisguiden og brug beregneren der. Og er det laveste pris der afgør valget, så er listen over de billigste CRM-systemer stedet at sammenligne på samme grundlag.