Dubletter

Dubletter er uundgåelige, hvis flere personer og flere kilder lægger data ind. En kunde bliver oprettet som Novo Nordisk af én sælger og Novo Nordisk A/S af en anden. En formular på hjemmesiden opretter en kontakt, der allerede findes. Resultatet er, at historikken deles over to kort, at to sælgere ringer til den samme person, og at pipelineværdien tælles dobbelt.

Et eksempel: Et tømrerfirma i Herning med erhvervskunder opdager, at deres største kunde optræder fire gange i systemet, fordi forskellige afdelinger har oprettet den med forskellige stavemåder. Da de skal lave en samlet årsgennemgang med kunden, mangler halvdelen af aftalerne. Oprydningen tager en dag, og den kunne være undgået, hvis systemet havde brugt CVR-nummer som nøgle.

Når I vælger system, skal I se efter tre ting. Om systemet advarer ved oprettelse, når der findes et lignende navn, en matchende e-mail eller et matchende CVR-nummer. Om der er et værktøj til at flette dubletter, hvor I vælger hvilke felter der skal bevares, og hvor historikken samles på det kort der bliver tilbage. Og om import og integrationer kan sættes op til at opdatere eksisterende poster i stedet for at oprette nye.

Et praktisk råd: Gør CVR-nummer til et felt, der altid udfyldes på virksomheder, og e-mail til nøglen på personer. Det giver systemet noget entydigt at matche på. Nogle systemer kan slå CVR-registeret op automatisk, hvilket både sparer tid og fjerner stavefejl.