SSO og 2FA
Single sign-on lader medarbejderne logge ind med deres almindelige arbejdskonto, og tofaktorgodkendelse kræver en ekstra bekræftelse. Begge dele beskytter jeres kundedata mod uvedkommende.
SSO (single sign-on) betyder, at CRM-systemet bruger jeres eksisterende login, typisk Microsoft Entra ID (tidligere Azure AD) eller Google Workspace. Medarbejderen logger ind én gang om morgenen, og CRM-systemet accepterer det. 2FA (tofaktorgodkendelse) betyder, at der ud over password kræves en kode fra en app eller en sms. De to kan kombineres, så 2FA håndteres af jeres centrale login, og CRM-systemet bare stoler på det.
Et eksempel: En ingeniørvirksomhed har en medarbejder, der stopper. Med SSO lukker it-afdelingen hendes Microsoft-konto, og adgangen til CRM-systemet forsvinder samtidig med adgangen til mail og filer. Uden SSO skal nogen huske at fjerne hende i CRM-systemet separat, og det glemmes ofte. Et halvt år senere har en tidligere medarbejder stadig adgang til hele kundekartoteket fra sin private computer.
Når I vælger system, skal I tjekke, om SSO er med i den plan I kigger på. Hos flere leverandører er det forbeholdt de dyreste planer, hvilket er paradoksalt, fordi det er en sikkerhedsfunktion. Tjek om 2FA kan gøres obligatorisk for alle brugere, ikke bare tilbudt. Og tjek, om brugere kan oprettes og lukkes automatisk ud fra jeres centrale brugerkatalog.
CRM-systemet indeholder jeres kunders personoplysninger og jeres forretningshemmeligheder i form af tilbud og priser. Et lækket password uden 2FA giver adgang til det hele. Det er en af de få funktioner, hvor vi vil sige, at I ikke bør gå på kompromis.
Beslægtede begreber
- Rollebaseret adgangStyring af, hvem der må se og ændre hvad i CRM-systemet, ud fra roller som sælger, salgschef og administrator. Afgørende for både datasikkerhed og for at systemet ikke bliver rodet.
- DatabehandleraftaleDen aftale, der skal være på plads mellem jer og CRM-leverandøren, før leverandøren må behandle jeres kunders personoplysninger. Den er et krav efter GDPR, ikke en formalitet I kan springe over.
- Datacenter og regionDet fysiske sted, hvor jeres CRM-data opbevares. Region i EU gør GDPR-arbejdet enklere, men ejerskab og support kan stadig betyde adgang fra lande uden for EU.
- Licens pr. brugerDen mest almindelige prismodel for CRM: en fast pris pr. bruger pr. måned, ofte med forskellige niveauer. Antallet af brugere og hvilket niveau de skal have, afgør det meste af prisen.